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企业邮箱如何提升效率

发布时间:2019-07-16

  近期,企业邮箱将开通使用(@sh-xtjs.com),邮箱主要特点:多导航栏设计,支持自定义标签、快速关注入口,会话阅读邮件,智能搜索,发起会议,创建日程,任务分派等应用。

  以下介绍一些功能,以便充分利用,助力不同的工作场景,提升效率。

  -- 自定义文件夹

  即平时自己创建的文件夹,或是创建的规则对邮件进行分类的邮件夹,创建的邮件夹数量与自定义邮件夹数量加起来不超过500个。

  -- 其他邮箱

  可将其他邮箱通过设置代收的方式,把邮件代收过来,进行统一管理。

  -- 附件添加

  支持较大添加2G附件,普通附件50M。添加方式:直接选择文件(本地选择添加,也可先上传到网盘,选择网盘文件添加);本地拖动文件添加。

  -- 邮件撤回

  发送给域内并在收件方未读且为30天内发送的邮件,此情况下可通过网页打开已发送邮件夹对邮件进行撤回操作(本地发的如果未同步之网页将不支持撤回,比如配置POP协议是不同步的无法进行撤回,IMAP协议可以同步之服务端,OUTLOOK发的也可登录网页已发送进行撤回)。注:发给非使用阿里邮箱的邮箱帐号(即腾讯/网易/263/GMAIL等邮件系统的邮件,无论对方读没读都无法进行撤回)。

1.

  -- 联系人信息查看、预防病毒

  即:非公司帐号信息提醒,主要是为了警惕信息安全,若非自己常联系的帐号,有些收的邮件在查看时要注意是否有病毒之类情况(比如观察附件是否包含病毒文件等)。一般情况下病毒文件会直接拦截,但个别情况下也可能是扫描返回延迟导致发送进来,但会标记为病毒邮件,查看时需注意,若为病毒邮件切误下载查看。

  -- 自定义文件夹

  分两类:直接手动创建;通过其他操作间接生成。如邮箱搬家生成、由客户端创建,通过imap协议同步而生成。

  -- 分类标记文件夹

  分三种:红旗邮件、完成事项、邮件标签。可将重要邮件、跟进事项标记为红旗邮件,方便统一管理。还可自定义各种标签,按照自己的需求分类管理邮件。

  -- 应用中心

  包括通讯录;日历;网盘;任务;群组。

  -- 企业通讯录

  分为企业架构与公司邮件组二种类型。星标联系人:把自己认为比较重要的或有特殊意义的人标记为星标联系人,可实时了解联系人的来往邮件。个人联系人:分为最近联系人,以及分组保存的联系人。支持单个联系人的添加,也可批量导入导出。

  -- 会议归类操作

  共享日历(只能共享给同域,即同一公司内的人查看)。查看所有的日程安排,可帮你新建、编辑、删除会议。共享给我的日历:其他同事也可将其日程共享给我查看,当对方共享日程时,会有一个共享添加的通知邮件,确认接受共享并进行添加即可。在对方分享给我的是可编辑、删除、新建的操作时,可协助共享者进行日历创建、编辑、删除等操作。同时如不想看到共享给我的日历,也可进行共享归类的删除操作。

  -- 会议日程的使用

  可设置全天事件,即不用自己再进行时间区间的选择。可设置重复会议,比如每周或每月、每天同一时间要开的会议,可设置重复,节省每次都要发送会议的时间,并提前预知,便于大家提前安排行程。

  -- 网盘

  分为个人盘与群盘,个人盘大小为2G,群盘主要是给群组使用,免费版本5G。个人网盘:支持在线创建文件夹分类,在线上传文件,可作为文件存储盘,也可把文件提前进行上传,写邮件时直接通过网盘选择添加即可,无须再等待长时间上传。上传的文件支持在线共享给同域的其他帐号,也可在线进行预览、重命名。共享网盘 :大附件中转站(10G);共享给我的、我共享的,针对中转站文件即在发送邮件时,直接通过超大附件从PC电脑上选择的文件。注:有30天有限期,过期后将自动清理,相关联的邮件附件也将不能下载查看。

  -- 任务管理

  分为:待办任务、过期任务、已完成任务,三种类型。可根据任务情况,添加子任务分派给不同的人。

  -- 群组

  即组织协作平台,该平台为用户提供企业项目协作沟通交流服务。通过邮件、网盘、任务模块来进行相互协作,以邮件组将群组中的成员串联起来,以达到便于交流和信息共享的目的。

  1)群组管理员:创建群组的用户默认为该群组管理员。管理员拥有审批与管理群组的权限。

  2)群组成员:加入到该群组的用户,群组成员拥有相同的权利。

  3)邮件组:即创建群组同时创建一个对应的邮件组,此邮件组仅支持静态邮件组。

  -- 如何创建群组

  方法一:在群组应用中创建。选择“群组”应用并点击“新建群组”按钮;弹窗展示创建信息,填写对应内容并确认。方法二:在某封会话邮件中发起创建(即将上线),前提:当某封邮件产生为会话后,在邮件标题后侧出现“生成群组”按钮,点击“生成群组”,弹窗展示创建信息,填写对应内容并点“确定”按钮,创建完成。

  -- 添加、解散、退出、邀请群组成员

  选择需要查看的群组名称,可查看详情、解散、退出三类目。查看详情,可编辑、添加群成员,进行发群邮件等操作。也可在邮件类目上直接新建群邮件。

  -- 普通邮件与群组邮件的区别

  1)当你加入某个群组后,收到该群组的邮件时,在邮件标题的右侧会出现群组的标志。如未能看到这个标志说明你未加入相关群组或还未生成群组。

  2)通过这个群组标志,点击进入群组详情页,查看该群组的邮件、任务、文件。

  3)如何上传群文件:选择某个群组,点击“群文件”,点击“上传”按钮,弹出窗口选择文件,上传后,可在上传进度窗口查看上传情况。窗口可最小化,支持在上传文件时继续其他事。

  -- 群文件与个人收藏文件的区别

  群文件中的文件,是属于该群组的内容,使用容量占该企业的域容量。个人收藏文件,是属于个人的内容,使用容量占企业邮箱员工账号自身的容量。

  -- 如何创建群任务

  选择某个群组名称,进入任务。方法一:单击右侧“新建任务”;方法二:单击任务列表顶部“+”按钮。

  -- 如何查看群任务

  在群组目录中选择某个群组,展开后选择“任务”,查看该群组的群任务。

  -- 群任务与个人任务的区别

  群任务包含了群组中所有成员创建的任务。在群组中可以查看所有任务和完成情况,便于对群组中的各项事务进行全面的了解和梳理。个人任务包含了“我”创建的和指派给“我”的任务。如某条任务中与“我”无关则在个人任务无法查看到。

  -- 邮箱设置

  可直接点击设置图标进入设置。设置分为:帐户设置、显示设置、邮件收发设置、反垃圾设置。帐号设置包括帐户安全、头像上传、其他邮箱、日志查询。

  -- 邮箱帐号管理

  记录了上次帐号登录的时间以及上次修改密码的时间。可直接在此进行密码的修改。

  -- 邮箱安全管理

  手机号码的绑定与已绑定的查看,可在线绑定手机号码,更换手机号码与解绑安全手机。可在线上传更换头像,头像要小于5M。

  -- 其他邮箱

  可将其他邮箱的邮件代收进来,统一查看管理。注:添加过程中,需注意邮箱名与邮箱地址一般都是完整的邮件地址,除非个别邮箱可能是自建服务器,认证方式是OA认证的用户名,那么就不是邮件地址,这时就需要填写认证的用户名即可。POP服务器有些可能进行了更换,系统可能还来不及更改,选择自动识别时会验证不过,建议点开手动设置看一下是否正确,若为不正确,建议修改后再保存,以防错误情况的发生。发送设置:可选择使用企业邮代发(即阿里邮箱服务器代发,不需要填写参数),使用SMTP服务器发送,则需填写代收服务器地址,如代收QQ邮箱,需填写QQ的SMTP服务器地址:smtp.qq.com(个人邮箱的)。

  -- 签名设置

  最多可创建5个。签名可分不同的场景与需求进行设置,比如新邮件的签名,转发回复的签名,签名是否有表情、图片等设置。

  -- 邮件收发

  分为基本设置、假期回复、收信规则、自动转发四块内容。休假时,可设置假期自动答复,让别人了解你目前在休假中,休假时段、代理人等简单的信息。同时也可设置只针对自己的联系人进行答复。收信规则:可针对自己收取的邮件进行归类,比如把王真真发的邮件归类到WZZ这个邮件夹。或根据标题设置:标题为TEST则彻底删除,设置完成后,若有发件人给你发的邮件标题中包含TEST,就会直接做彻底删除处理,你将无法查看到此邮件。自动转发:可将阿里邮箱的邮件转发到其他邮箱进行查看,最多可添加20个转发设置。

  -- 帮助中心

  关于邮箱的使用指南、客户端配置中心、不同版本产品介绍、常见问题分析等。

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  (资质问答的分割线)

  1、公司招聘相应岗位对执业资格有要求吗?

  有的,是录用的前置条件。如暂时不具备,可在录用后的执业过程中考出来。

  2、目前承揽项目和准备投标文件时,资质条件已成困扰?

  相比市场能力和业务突破,资质是一个提前关注的焦点。目前,只要在职的执业者都能持证,应可满足升级申报以及年度复审。备案制则已满足。

  3、非执业者可以跨岗位考执业资格吗?

  可以。但要视个人发展需求,从职业生涯规划而言,应在自己有志于发展的领域规划考试。执业资格,顾名思义,是执业者应具备的。如果欠缺,企业可通过招聘满足与业务体量匹配的人员资质。当然,如果你的规划能与企业所需资质相符,那么跨岗位考出资质,将予以奖励。

  4、如何看待资质与能力?

  资质非常重要,是一块敲门砖,但业务变现的能力同样重要。记得上一季《奇葩说》中,有人认为律师辩手詹青云读了美国名校、有律师资格,仅在香港一家律师事务所打工,有些不值。经济学者薛兆丰教授回答说,如果詹青云不去律所实践,所有的证书也就是一堆纸,并不能“变现”。将所学变为行动力,做出业绩,资质才是资质。

  5、企业可否内部聘用中、高级职称?

  执业资格需关注行业协会考试信息。职称方面,学校毕业后随着工作年份累积,即符合相关条件,可关注人社局发布的职称类别、个人申报方式,注意时间节点。至于单位聘用,日前已询问集团公司,并无内部评聘的做法。个人在毕业后若申报职称需公司提供证明,请及时办理。


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