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使用企业邮箱写新邮件的最佳次序

发布时间:2019-03-14

    写新邮件的次序应该是:附件、正文、标题、收件人。


    首要,就像它的姓名所暗示的那样,附件是最容易忘记的东西。所以先把它贴进邮件吧。Gmail 有个「附件提示」的功用,也需求你自己去敞开。假如你在邮件里提到了各种语言的「附件」而又忘记了贴上,它都会在你按下「发送」之后弹出一个提示。


    其次,企业邮箱标题放在正文之后,是由于大多数邮件客户端会提示你「没有标题是否发送」;而收件人放在最终,是由于没有收件人,这封邮件肯定发不出去,这就给了你满足的时刻来回味这封邮件的疏漏。


    并且,跟着正文的进行,你有很大或许会调整邮件的标题和收件人。所以这样的次序也比较好,不会等邮件宣布去今后再加各种人进来。

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    不要把文字变成图片


    在曩昔几年的观察中,我发现人事和行政部分的搭档喜欢把文字做成图片,再贴到邮件里宣布来。


    这种做法并不能添加任何有用的信息,却带来了许多害处:


    首要,大部分人的审美水平不如专业的规划人员,这就导致了许多红底黑字或红底黄字、合作布满着锯齿的「魏碑」或「隶书」字体的邮件,十分难以阅读。但发信人还往往觉得这样很喜庆,营造了一种祥和的空气。


    其次,越来越多的人在手机上读邮件,这会让对方看邮件的时刻本钱和流量本钱大大提升。我从前收到过一封总字数不过 500 字的告诉邮件,但对方做成了五张总计 2 MB 的 PNG 图片,令正在开车的我苦不堪言。


    还有,图片上的文字是不行搜索的,这意味着你的这封邮件在日后被找到的或许性大大下降。我目前还没有发现任何邮件客户端或网页版内置了 Evernote 那样的图片文字自动识别功用。相关阅读:企业邮箱如何启用自动转发功能?


    倒金字塔叙事


    假如说我在几年前做记者的时分学到的最重要的作业是什么,那就是如何说清楚一件作业。


    倒金字塔的叙事办法是很有用的:在邮件的最初,用一段话,要言不烦地概括大意,讲清楚「四个 W 和一个 H」——谁(Who)、什么(What)、何时(When)、为什么(Why)、怎么样(How)。假如不能在一开端说清楚问题,大多数人是没有耐心读到最终一段并且搞清楚你的真实用意的——除非你是一个有肯定权威的 CEO。


    什么——你需求描述清楚自己的需求或许要求,而不要以「中国式思维」发些模棱两可的表态,这样关于邮件交流没有任何益处。假如你自己都不知道自己要什么或许要表达什么,就别宣布这封邮件。


    何时——清晰这个需求的时限。「越快越好」(ASAP)在大多数时分等于「没有截止日期」。


    为什么——请让对方了解这件作业对对方(收信人)而言的重要性,或许起码是对团队或公司而言的重要性,而不是对你(发信人)而言的重要性。俗话说:「谁上班没点事儿呢?」即使你是对方的直接汇报对象,在多数状况下,能够写清楚为什么也比不写能够得到更有效的呼应。


    怎么样——一切做过乙方的人都知道,假如你收到一封没有具体操作指示的邮件,是十分难处理的。除非收发双方现已有十分清晰的上下文,比方几分钟之前的电话交流,或许事出紧急现已不能在邮件里花费更多时刻,主张给出尽或许清晰的操作办法。


    说清楚这些,再慢慢打开邮件、引经据典、罗列数据、推演流程吧。


    用对方的语言和思维方式


    每个公司,哪怕仅仅一个五人的创业团队,也存在分工。所谓「隔行如隔山」,你不能要求别人对你的作业一目了然,也不能假定自己对其他部分的事务知根知底。


    比方营销部分在和运营部分打交道的时分,就应该把广告上那些冠冕堂皇的表达方式分解成运营部分所能够了解并履行的事务目标,少提「最近的增长状况」之类含糊的概念,多用「曩昔 15 个月中 A 分类下 B 特点等于 C 的产品的销售量(而非销售金额)逐月占比」。


    公关部分在和技能部分打交道的时分,就尽或许地应该把自己的需求变成技能语言,少说「我要建个博客」,多说「我们需求在一台和公司主营事务没有关系的服务器上搭建一个有独立二级域名的、采用 WordPress 搭建的、有 MySQL 数据库的小网站」。


    我在目前的作业中,主要负责营销和公关,而非运营和技能。关于大多数员工来说,这样的要求不低,但这样提需求会得到更高效的呼应和更精确的履行。


    从人情世故上说,这样的邮件也能够让对方发生「这人比其他那些瞎指挥的家伙强点儿」的印象。交流起来也顺利。


    多用点,少用面


    我个人最惧怕看到的邮件,就是乌泱泱几个大段(许多的段落之间还没有分隔,你还需求脑补空行),需求费力巴拉地去里面刨出对方的要点,加以消化吸收。


    而通俗易懂的邮件,多是分好了点,一二三四五,要言不烦。并且点和点之间没有重复,逻辑清楚。


    更好的邮件,是把杂乱的作业分成几个大块,每块下面几个小点,以重要性和紧急程度排序,把不行泄漏的要点用黄底标出,层次清楚,大快人心。


    多说事实,少说道理


    这是很难做到的一点。并且这也是外国人做得比中国人做得普遍要好的一点。


    这就像微博上的辩论,比方梁欢说五月天唱歌只要 5 分水准,五迷们就应该拿出五月天唱歌不跑调的依据加以反驳,而不是说你知道阿信有多尽力吗,或许指责梁欢想红想疯了,或许问候梁欢的家人。由于这后面一切对动机或原因的猜测,即使不说没有依据站不住脚,也很容易被当场否定马上拍死。


    或许技能部分是有来自比你的需求更重要的需求需求紧急处理?也有或许负责你的需求的工程师家里出了一些意外需求暂时请假?还有或许是你的需求邮件其实由于垃圾的企业邮箱体系被搞丢了?


    在邮件中施以「诛心之论」不但容易伤了和气,也往往会让发件人堕入巨大的被迫之中。


    并且,话说回来,许多作业其实能够经过电话或见面交流处理,远不至于走到在邮件里擦枪走火的境地。


    不要抄送一堆人


    首要,在一封邮件里,参加更多收件人的时分,务必在邮件开端处写上「+John」之类的提示。这关于原有的收件人和新加进来的收件人都是尊重。


    其次,每一个收件人都应该是和这封邮件里所谈及的作业有关的,避免弄得收件人不可思议,不知道应该说些什么或是做些什么。并且收到不相关的邮件关于大多数人来说,都是一种困扰。


    最终,很忌讳的做法,就是在邮件评论堕入某种僵局的时分,把部分或许公司里的头头脑脑参加邮件。成熟的老板并不会由于忽然被参加一个争辩而马上做出反应,也不会冒着开罪一拨人的危险给另一拨人「做主」。


    就像在校园里考试的时分,教师站在台上,天然能清楚看到谁在搞小动作,仅仅不作声而已。


    举手揭露的那个学生,也未必是班上最得宠的。


    邮件的归属权


    你应该了解的是,在许多国家和地区的法令定义中,公司邮箱里的邮件都是公司资产。这意味着,公司有权力看你的任何一封邮件。并且,在公司的电脑上,哪怕是用个人邮箱宣布的信件,都有或许被定义为公司资产。


    这意味着,不要用公司邮箱发不该发的东西——包括任何违背公司规则或当地法令的评论。


    标点符号


    最终仍是要提这个许多人觉得无关痛痒可是「说者无心、听者有意」的问题。


    用对标点符号、不要中英文标点混用、分清「的地得」、不写错别字、英文单词之间要空格、特殊名词首字母大写……这都是最基本的书写要求。


    


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